Помощник директора — работа в Москве

Ищем самозанятого специалиста для выполнения задач по административной поддержке, документообороту и координации с аутсорсинговой бухгалтерией. Взаимодействие с нашей системой таск-трекинга, клиентами, сотрудниками и подрядчиками. Объем задач: 20–40 часов в месяц (в среднем 5–10 часов в неделю). Запрашиваемые услуги: Координация с аутсорсинговой бухгалтерией (по запросу): * Прием запросов от сотрудников и самозанятых (оформление договоров, отпусков, больничных - передача информации бухгалтерии, сбор требуемой информации) * Сбор необходимых документов и передача их в бухгалтерию. * Взаимодействие с ЭДО - в режиме просмотра, вносить данные не требуется (СБИС) Оформление договоров (по запросу): * Заполнение шаблонов договоров с клиентами (1/2 в месяц) и фрилансерами (1-2 в месяц, вставка реквизитов, базовая проверка). * Переоформление договоров при изменении реквизитов. * Информирование клиентов об изменениях реквизитов. Расчет оплаты фрилансеров - 10 шт, сотрудников - 8шт (регулярно): * Выгрузка данных о трудозатратах из системы таск-трекинга. * Сверка данных с руководителями проектов для подтверждения корректности. * Подготовка отчетов для передачи в бухгалтерию. Административная поддержка (по запросу): * Структурирование папок на облачных сервисах (Яндекс.Диск) согласно заданной структуре или можете предложить свои варинты. * Организация доставки документов или оборудования. * Подписание и обработка оригиналов документов. Обработка входящей документации (регулярно): * Сортировка и группировка документов (например, по годам или категориям). * Внесение данных в таблицы по требованиям (например, для налоговых органов). * Разовое посещения офиса в месяц, для обратки входящих документов и организации документов. Минимизация участия руководства: * Самостоятельное решение рутинных вопросов с бухгалтерией и клиентами. * Эскалация только сложных или нестандартных ситуаций. Требования: * Опыт работы с документооборотом, ЭДО (например, Диадок, СБИС) и таск-трекерами (например, Trello, Asana) от 1 года. * Навыки работы с шаблонами договоров и базовой проверки реквизитов. * Уверенное владение Excel/Google Sheets для обработки данных. * Высокая внимательность к деталям, отсутствие ошибок в документах. * Умение самостоятельно организовать работу и соблюдать дедлайны. * Доступ к стабильному интернету и компьютеру для удаленной работы. * Все задачи оформляются через таск-трекер для прозрачности. * Оплата по актам выполненных работ (ежемесячно).