Организация похорон — работа в Москве

Техническое задание Тема:Срочная консультация и сопровождение репатриации гражданина РФ из Шанхая в Российскую Федерацию Здравствуйте. Нужна срочная платная консультация и, при наличии возможности, комплексное сопровождение случая смерти гражданина Российской Федерации на территории г. Шанхай, КНР. Умерший являлся руководителем Шанхайского филиала российской компании. В Шанхай направляются: - супруга умершего — ближайший родственник; - я — представитель семьи и компании, для переговоров, перевода, координации и оформления документов. Просим назначить одного ответственного англо- или русскоговорящего case manager, который будет доступен по телефону/WeChat и сможет дать письменный план действий до нашего вылета и сопровождать нас в Шанхае. Цель работы Организовать законную и контролируемую процедуру: 1. Получения всех документов о смерти в КНР. 2. Взаимодействия с больницей, полицией, судмедэкспертизой, миграционными органами, консульством РФ, крематорием и перевозчиком. 3. Подготовки двух сценариев для выбора супругой: - репатриация тела в Российскую Федерацию; - кремация в Шанхае и перевозка урны с прахом в Российскую Федерацию. 4. Получения детальной сметы, сроков, перечня документов и полной схемы перевозки. 5. Организации выбранного варианта только после отдельного письменного согласия супруги. Критическое условие:до письменного решения супруги не допускаются кремация, бальзамирование, вскрытие, закрытие/опечатывание гроба, выдача тела, вывоз тела или праха. Международный оператор должен подтвердить это ограничение письменно. Что требуется до поездки в Китай Просим провести удалённую консультацию и направить письменный ответ по следующим вопросам. 1)Статус дела Просим уточнить, какие сведения нужно немедленно запросить у больницы, полиции или работодателя в Шанхае: - точное место хранения тела; - причина и обстоятельства смерти; - был ли вызов полиции; - назначено ли вскрытие, судебно-медицинская экспертиза или расследование; - какой документ уже выдан и кто его хранит; - какие сроки хранения тела и возможные платежи за хранение; - где находятся загранпаспорт, китайская виза/ВНЖ, телефон, личные вещи и корпоративное имущество; - кто является контактным лицом от больницы, полиции, морга и филиала. 2)Документы до вылета Просим дать полный список документов, которые нужно оформить в России, включая: - документы супруги, подтверждающие её личность и статус ближайшего родственника; - свидетельство о браке и требования к его переводу; - нотариальную доверенность на представителя семьи; - необходимость апостиля, консульской легализации, нотариального перевода на китайский или английский; - отдельное заявление супруги о запрете необратимых действий; - форму отдельного согласия супруги на репатриацию тела; - форму отдельного согласия супруги на кремацию и вывоз урны; - документы от российской компании; - доверенность компании на представителя; - письмо компании о командировании, полномочиях и оплате расходов; - документы по страховке и порядок открытия страхового случая; - требования к оригиналам, копиям и количеству комплектов. Просим приложить готовые шаблоны на русском и английском, а при необходимости — на китайском языке. 3)Китайские процедуры Просим составить порядок действий в Шанхае по этапам и с указанием ответственных органов: - больница, морг или судебно-медицинская служба; - полиция и Public Security Bureau; - Exit-Entry Administration; - орган, выдающий `Foreigner’s Death Certificate`; - крематорий или похоронный дом; - санитарно-карантинные органы; - таможня; - грузовой терминал аэропорта; - авиаперевозчик; - Генеральное консульство РФ в Шанхае; - принимающий похоронный оператор в Российской Федерации. Для каждого этапа просим указать: - требуемые документы; - кто подаёт документы; - какие оригиналы передаются; - какие копии и переводы нужны; - ориентировочные сроки; - официальные платежи; - возможные причины задержек; - итоговый документ, который мы должны получить на руки. 4)Сравнение двух сценариев Просим подготовить отдельную сравнительную таблицу. | Параметр | Репатриация тела в РФ | Кремация в Шанхае и перевозка урны | |---|---|---| | Список документов | Полный список | Полный список | | Обязательные согласия | Указать | Указать | | Подготовка тела/урны | Указать | Указать | | Разрешения КНР | Указать | Указать | | Требования перевозчика | Указать | Указать | | Сроки | Минимальный/реалистичный срок | Минимальный/реалистичный срок | | Полная стоимость | С разбивкой по статьям | С разбивкой по статьям | | Риски задержки | Указать | Указать | | Приём в России | Кто принимает и что требуется | Кто принимает и что требуется | 5)Стоимость и договор Просим направить: - детальную смету в RMB и, при возможности, в USD или RUB; - отдельные сметы для двух вариантов; - стоимость консультации и сопровождения; - стоимость хранения тела за сутки; - стоимость получения каждого документа, перевода, нотариального оформления, кремации, подготовки тела, гроба/урны, санитарных процедур, аэропортового обслуживания, авиаперевозки и приёма в России; - полный перечень возможных доплат; - валюту, реквизиты, график и способы оплаты; - условия возврата денежных средств; - проект договора до оплаты; - данные лицензии/регистрации компании; - данные ответственного менеджера и круглосуточный номер связи; - контакты российского партнёра, который примет тело или урну в аэропорту назначения. Сопровождение в Шанхае После нашего прибытия ожидаем следующий объём работ: 1. Встреча и вводная консультация с супругой и представителем компании. 2. Проверка статуса тела, документов и личных вещей. 3. Сопровождение на переговорах с больницей, полицией, моргом и миграционными органами. 4. Устный перевод с китайского на русский/английский либо обеспечение профессионального переводчика. 5. Проверка всех документов до подписания. 6. Получение актов хранения тела, актов передачи вещей, квитанций и копий документов. 7. Организация оформления документа о смерти иностранного гражданина и действий по визе/ВНЖ. 8. Организация взаимодействия с Генконсульством РФ. 9. Подготовка и согласование финальной схемы репатриации. 10. Бронирование перевозки только после письменного согласия супруги. 11. Передача полного электронного и бумажного комплекта документов семье, компании и принимающему оператору в РФ. 12. Сопровождение до подтверждённой передачи тела/урны авиаперевозчику и до получения подтверждения о приёме в России. Требования к отчётности Просим вести единый реестр по делу и направлять его ежедневно: | Раздел | Что требуется | |---|---| | Статус | Какие этапы завершены и что в работе | | Документы | Что получено, кто хранит оригинал, где лежит скан | | Сроки | Ближайшее действие, дата и ответственный | | Расходы | Смета, согласовано, оплачено, остаток | | Риски | Что может задержать процесс и что нужно решить | | Решения семьи | Что супруга утвердила письменно | | Контакты | ФИО, должность, организация, телефон/WeChat | Все платежи, передача оригиналов, согласия, выбор маршрута и любые необратимые действия должны подтверждаться письменно. Подводные камни, которые просим разобрать Отдельно просим дать разъяснения по следующим рискам: - Разница между медицинским свидетельством о смерти, полицейским заключением, судебно-медицинским заключением и `Foreigner’s Death Certificate`. - Возможность и последствия обязательного вскрытия при неясной причине смерти. - Сроки и стоимость хранения тела. - Какие действия нельзя совершать до решения супруги. - Где и как хранится паспорт умершего; как оформляется его изъятие и аннулирование. - Кто имеет право получать личные вещи и как составляется опись. - Что относится к личным вещам, а что — к собственности работодателя. - Когда нужны апостиль, нотариальный перевод или консульская легализация документов из РФ. - Кто несёт ответственность за ошибки в ФИО, датах рождения, номерах паспортов, рейсе и авианакладной. - Требования авиакомпании к телу, гробу, урне и сопроводительным документам. - Как подтверждается, что в гробу отсутствуют посторонние предметы. - Каким образом тело или урна передаются принимающему оператору в России. - Какие оригиналы должны остаться у семьи после завершения процедуры. - Как оформить документы для страховой компании, работодателя, российского ЗАГС и наследственного дела. - Какие платежи являются обязательными, а какие могут быть навязаны посредниками. - Как отличить лицензированного оператора от посредника. - Какие документы нельзя передавать без расписки. - Какие документы нельзя подписывать без перевода на русский или английский. Итоговые результаты По окончании консультации и сопровождения просим передать: - Пошаговую дорожную карту с датами и ответственными. - Полный пакет документов по России и Китаю. - Переводы и сканы всех полученных документов. - Подписанные акты по телу, урне, личным вещам и корпоративному имуществу. - Финальную смету и закрывающие документы по всем платежам. - Авианакладную, маршрут, номера рейсов, данные перевозчика и принимающей стороны в РФ. - Оригиналы и заверенные переводы свидетельства о смерти, документа о смерти иностранца, кремационного сертификата — при кремации — и разрешений на вывоз. - Акт передачи тела/урны перевозчику и подтверждение приёма в России. - Финальный отчёт о выполненных действиях, затратах и переданных оригиналах. Вопросы для ответа Пожалуйста, подтвердите в ответном письме: 1. Можете ли вы сопровождать случай в Шанхае и организовать доставку в Россию? 2. Есть ли у вас опыт репатриации граждан РФ из КНР? 3. Кто будет персональным case manager и каковы его телефон/WeChat? 4. Сколько стоит первичная консультация и можно ли провести её сегодня? 5. Какие документы необходимы до нашего вылета? 6. Нужны ли апостиль и китайский нотариальный перевод доверенности супруги? 7. Какой ориентировочный срок и стоимость каждого из двух сценариев? 8. Какой российский оператор будет принимать тело или урну? 9. Какие документы и согласования критично получить до кремации или вылета груза? 10. Какие риски вы видите в такой ситуации и какие действия нужно выполнить в первые 24 часа? С уважением, Третьяков Макар Представитель семьи и компании Телефон: [Телефон скрыт] WeChat / WhatsApp: [Телефон скрыт] E-mail: [Email скрыт]